Auslagerungsmanagement – Projektbericht

Auslagerungsmanagement iSd MaRisk sowie KAGB – Projektbericht

Unser Mandant zählt zu den führenden europäischen Asset Management-Gesellschaften mit Sitz in Deutschland und Luxembourg. Folglich sind die aufsichtsrechtlichen Anforderungen der KAMaRisk, der MaRisk, der KAGB sowie der AIFM-Richtlinie anzuwenden.

Projektauftrag zum Aufbau eines Auslagerungsmanagements

Auf Basis der aufsichtsrechtlichen Regelungen (KAGB, AIFM-Richtlinie) sowie der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (KAMaRisk) sind die ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse mit angemessenen Rahmenbedingungen zu regeln. Dabei sind sowohl die strategischen als auch die operativen Aspekten des Outsourcings vollständig abzubilden und mit der Geschäftsorganisation zu verzahnen.

Die aufsichtsrechtlichen Vorgaben zur Ausgestaltung des Auslagerungsprozesses umfassen formale Anforderungen, die Gestaltung eines Risikoanalyseprozesses sowie die Einrichtung von Verfahren zur ordnungsgemäßen Steuerung und Überwachung der Auslagerungen. Insbesondere gilt es, die wesentlichen Schnittstellen zu den Auslagerungen zu definieren.

Folgende Schnittstellen standen im Projekt Auslagerungsmanagement nach MaRisk und AIFM-Richtlinie im Vordergrund:

• Kompetenzen: Definition eines Regelprozesses für Auslagerungsentscheidungen
• Verantwortlichkeiten: Beschreibung der aufbauorganisatorischen Maßnahmen sowie Verantwortlichkeiten für die Auslagerungen innerhalb des Unternehmens
• Kontrollen: Definition der erforderlichen Kontrollen und des Kontrollumfangs
• Risikoanalyse: Turnus der Risikoanalyse
• Reporting: Das zentrale Auslagerungsmanagement hat mindestens jährlich einen Bericht über die wesentlichen Auslagerungen zu erstellen und der Geschäftsleitung zur Verfügung zu stellen.
• Kommunikationswege: Die Regelprozesse zur Einbindung der Geschäftsleitung sowie die Kommunikation zwischen In- und Outsourcer.

S+P Projektmethodik – Auslagerungsmanagement mit hoher Effizienz und Qualität implementieren

Mit unserem modularen Beratungsansatz, basierend auf System-Tools schaffen wir in der Projektarbeit folgende(n) Nutzen/Vorteile:

• Die vom Mandanten ausgewählten Module werden auf die Unternehmensprozesse individuell angepaßt, so daß –sofern aufsichtsrechtlich vertretbar- tiefgreifende Umstrukturierungen vermieden werden können.
• Der zeitliche Implementierungsaufwand kann mit unserem modularen Implementierungsansatz erheblich reduziert werden.
• Die Zusatzbelastung der Mitarbeiter wird auf ein Minimum begrenzt. Mit gezielten Interviews nehmen wir einen Quick Check zu den Kernprozessen im Unternehmen vor.
• Der Mandant erhält „schlüsselfertig“ eine Komplettdokumentation zu den jeweils ausgewählten Modulen.
• Unsere Module basieren auf den Erfahrungen vieler aufsichtsrechtlicher BaFin-Prüfungen und werden laufend an neue Prüfungsanforderungen angepaßt. Damit bieten wir Ihnen bestmögliche Prüfungssicherheit.
• Mit Hilfe unserer langjährigen aufsichtsrechtlichen Praxiserfahrung nützen wir für Sie sämtliche zulässigen Vereinfachungsmöglichkeiten/Öffnungsklauseln. Unsere Beratungsmodule stellen sicher, daß sich der zusätzliche Verwaltungsaufwand in engen Grenzen bewegen wird.

Projektstruktur mit dem S+P Modul Auslagerungscontrolling

Das Auslagerungscontrolling wurde bei unserem Mandanten mit folgenden Bausteinen schlüsselfertig implementiert:

Baustein 1: Risk Assessment mit dem Fokus Auslagerungen

Hierfür wurde das Excel-basierte S+P Tool Risk Assessment Outsourcing eingesetzt. Das Tool umfasst die drei Module Rating und Compliance-Check, Risikoanalyse mit Scoring sowie KPI und Einbindung in das IKS.

Das Modul 1 basiert auf den Einschätzungen führender Wirtschaftsauskunfteien. Dabei verwenden wir die Bonitäts- und Compliance-Einschätzungen der Wirtschaftsauskunfteien Dun & Bradstreet sowie Creditreform.

Mit dem Modul 2 erfolgte die Risikoanalyse zu den identifizierten Insourcern auf Basis der folgenden sechs Risikofelder: 

• Risiken für die Leistungsqualität bzw. Servicequalität
• Verlust der organisatorischen Kompetenz
• Auslagerungskosten
• Vertragsrisiken
• Leistungsfähigkeit des Insourcers
• Veränderungen beim Insourcer

Zu diesen Risikofeldern wurden 26 Risikoszenarien erarbeitet, welche mit dem Scoring bewertet werden konnten.

Baustein 2: Erstellen eines Organisations-Handbuchs Auslagerungscontrolling

Für eine möglichst effiziente Projektarbeit setzen wir Master-Dokumente für die Erstellung von Organisations-Handbüchern. Diese wurden im Zuge von Einzelinterviews an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst.

Baustein 3: Red flag-Indikatoren für eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation

Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Geschäftsorganisation wurden zur Haftungsbegrenzung des Auslagerungsbeauftragten und der Geschäftsführung sog. „red flag“-Indikatoren erarbeitet. Diese stellen die Basis für Due Diligence Prüfungen des Auslagerungs-Beauftragten und des damit verbundenen Meldewesens dar.

Die „red flag“-Indikatoren sind im S+P Tool Risk Assessment Outsourcing integriert. Somit ist sichergestellt, daß diese Präventionsmaßnahmen für Dritte nachvollziehbar aus dem Risiko-Scoring abgeleitet wurden.

Baustein 4: Muster-Reporting und Stellenbeschreibung Auslagerungs-Beauftragter

Im Zuge der schlüsselfertigen Implementierung für unseren Mandanten haben wir ein Muster-Reporting gemäß BTR 3.5 MaRisk für die dezentralen Auslagerungs-Beauftragten und für den zentralen Auslagerungsbeauftragten erarbeitet.

Sämtliche Aufgaben, Rechte und Pflichten des zentralen Auslagerungsbeauftragten wurde in einer Stellenbeschreibung zusammengefasst. Die transparente und klare Aufgabenabgrenzung schafft für den Auslagerungsbeauftragten zusätzlichen Haftungsschutz im Rahmen seiner neuen Garantenstellung.

Sie haben Fragen? Gerne stehen wir Ihnen für ein unverbindliches Gespräch zum Thema Auslagerungsmanagement zur Verfügung.

Besuchen Sie auch unsere Fachbeiträge Abgrenzung von Auslagerungen und Fremdbezug nach MaRisk und Outsourcing – Mindestanforderungen an das Auslagerungs-Management.

Unternehmensführung – Auslagerungsmanagement – Projektbericht

Seminar Unternehmensführung:  Geschäftsführung kompakt

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Seminar Unternehmensführung:  Fit für den Führungsalltag – Kennzahlen & Führung

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Seminar Unternehmensführung:  Zertifizierter GmbH-Geschäftsführer (S+P)

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Seminar Leadership: Leadership Training für Manager

Compliance & Geldwäschebeauftragter – Auslagerungsmanagement – Projektbericht

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Seminar Compliance:  MaRisk-Compliance – WpHG-Compliance – Vertriebsbeauftragter

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Risikomanagement für Unternehmen – Auslagerungsmanagement – Projektbericht

Seminar Risikomanagement:  Risikomanagement kompakt

Seminar MaRisk:  Neue MaRisk – CRD IV – CRR – §25KWG neu

MaRisk – CRD IV – CRR – Neue MaRisk Compliance Funktion – Auslagerungsmanagement – Projektbericht

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Seminar Neue MaRisk Compliance Funktion: MaRisk-konformes Verrechnungssystem für Liquiditätskosten

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